Công tác Lưu trữ trong Khu Di tích Bác Hồ tại Phủ Chủ tịch
19 Tháng 09 Năm 2011 / 3673 lượt xem
Phạm Thị Nga
Phòng Hành chính-Tổng hợp
Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch là một Di tích quốc gia có giá trị đặc biệt về văn hoá, chính trị, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, giáo dục, khoa học và hoạt động thực tiễn đối với công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước. Đặc biệt hiện nay Nhà nước ta đang phát động cuộc vận động học tập và làm theo tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh thì hiệu quả công tác là nhiệm vụ cơ bản của người làm công tác lưu trữ nói riêng và toàn thể ngành lưu trữ nói chung.
Với tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ có thể nói đó là Di sản và là bộ nhớ của dân tộc nên cần được sử dụng khai thác và giữ gìn một cách tốt nhất.
Thông qua các lài liệu lưu trữ, bảo đảm được tính chính xác và độ tin cậy cao, thuận lợi nhanh chóng, tiết kiệm trên cơ sở chính trị và pháp luật theo đúng định hướng xã hội chủ nghĩa. Nghiên cứu thực trạng xã hội được phản ánh qua tài liệu lưu trữ vì toàn bộ nguồn thông tin trong tài liệu lưu trữ đã qua các khâu xử lý nghiệp vụ của công tác lưu trữ như: thu thập, tra tìm, lựa chọn và tổ chức khai thác sử dụng văn bản.
Phông lưu trữ: Là toàn bộ khối tài liệu lưu trữ của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam, không phân biệt thời gian, xuất xứ, chế độ xã hội, nơi bảo quản và kỹ thuật làm ra tài liệu đó.
Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Với Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch là cơ quan Di sản quốc gia, những tài liệu về Khu di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh đều là phương tiện, là sản phẩm chủ yếu cho Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam.
Vì hiểu được tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ nên thời gian vừa qua tôi có vạch kế hoạch chỉnh lý khối tài liệu từ năm 1992 đến nay đang trong tình trạng bó gói.Hiện nay công tác lưu trữ đang được chỉnh lý theo phương án “Mặt hoạt động - Thời gian” và hệ thống hoá tài liệu theo đúng nghiệp vụ chuyên môn kết hợp với nghiên cứu tình hình thực tế tài liệu và cơ cấu tổ chức của cơ quan. Hệ thống hoá tài liệu theo đúng nghiệp vụ chuyên môn gồm các khâu như sau:
+ Thu thập bổ sung tài liệu.
Đây là khâu nghiệp vụ quan trọng vì nó giải quyết vấn đề đầu vào của lưu trữ. Thu thập, bổ sung là nhằm sưu tầm, lựa chọn, bổ sung tài liệu của các nguồn nộp lưu tài liệu.
+ Phân loại tài liệu: Việc phân loại tài liệu là hết sức cần thiết, nếu không tổ chức phân loại, lập hồ sơ tốt tài liệu của phông thì gây rất nhiều khó khăn cho việc lựa chọn tài liệu có giá trị và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
Trong tình hình thực tế hiện nay ở cơ quan tài liệu thu về còn ở tình trạng lộn xộn, bó gói. Vì vậy trong thực tiễn công tác chỉnh lý không chỉ có việc hoàn chỉnh hồ sơ mà còn lập hồ sơ từ đầu hoàn chỉnh khối tài liệu đó và kết hợp với xác định giá trị tài liệu đồng thời hệ thống hoá những hồ sơ lập ra.
Lựa chọn tài liệu có giá trị để phục vụ giao nộp cho lưu trữ lịch sử. Cũng như tài liệu cần bảo quản có thời hạn, phục công cụ tra cứu để phục vụ khai thác sử dụng của cơ quan.
+ Xác định giá trị tài liệu:
Xác định giá trị tài liệu là căn cứ vào nguyên tắc, tiêu chuẩn, phương pháp khoa học để xác định thành phần tài liệu có giá trị, xác định thời hạn bảo quản cho tài liệu, thực hiện các yêu cầu về xử lý tài liệu hết giá trị …
+ Thống kế lưu trữ:
Đây là khâu nghiệp vụ không thể thiếu vì nó cung cấp thông tin cho việc xây dựng kế hoạch và chế độ quản lý công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ.
Là việc sử dụng các biện pháp và hệ thống sổ sách nhằm nắm được nhanh chóng và chính xác, kịp thời, đầy đủ những số liệu của công tác và tài liệu lưu trữ.
+ Bảo quản tài liệu lưu trữ:
Việc lập mục lục hồ sơ gồm những nội dung sau:
- Đối tượng Bảo quản của kho lưu trữ là tài liệu. Tài liệu lưu trữ bao gồm nhiều loại khác nhau. Có nhiều tài liệu được bảo quản lâu dài và vinh viễn. Mặt khác tài liệu lưu trữ là những vật mang tin thường rất nhạy cảm với môi trường bảo quản như ánh sáng, nhiệt độ, khí hậu nhiệt đới nắng nóng, mưa nhiều, độ ẩm cao như ở nước ta. Do vậy công việc bảo quản an toàn cho tài liệu lưu trữ là hết sức khó khăn.
+ Xây dựng công cụ tra tìm và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tổ chức sử dụng là thực hiện những phương pháp, biên pháp, cách thức để sử dụng một cách khoa học, hợp lý tài liệu lưu trữ, phát huy tác dụng của tài liệu lưu trữ.
Đây là khâu cuối cùng của nghiệp vụ công tác lưu trữ, đồng thời cũng là mục đích của công tác lưu trữ nói chung, cụ thể là:
Biện soạn các công cụ tra tìm cụ thể để khi tra tìm nhanh chóng và chính xác.
- Viết lời nói đầu, trong đó giới thiệu tóm tắt về lịch sử đơn vị hình thành phồng và lịch sử phông; phương án phân loại tài liệu và kết cấu của mục lục hồ sơ.
- Viết các bảng chỉ dẫn mục lục như bảng chí dẫn tên người, địa danh và nội dung hồ sơ.
- Căn cứ vào nội dung thông tin trên thẻ, đánh máy và in bảng thống kê hồ sơ của phông: hoặc nhập tin từ phiếu tin vào máy và in bảng thống kế hồ sơ từ CSDL quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu của phông.
- Đóng quyển mục lục để phục vụ cho việc quản lý và khai thác sử dụng.
Như vậy làm tốt công tác lưu trữ không những giúp cho công tác khai thác tài liệu phục vụ cho hoạt động của cơ quan mà còn góp phần thúc đẩy công tác văn thư và hành chính văn phòng đặt hiệu quả cao; nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện công cuộc cải cách hành chính.
Công tác lưu trữ có những vai trò quan trọng như sau: Nâng cao chất lượng, hiệu quả hiệu lực quản lý hoạt động hành chính nhà nước:
Quá trình hình thành văn bản từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử có mối quan hệ chặt chẽ, phụ thuộc, thúc đẩy nhau. Vì hệ thống văn bản đó vừa là phương tiện, vừa là sản phẩm của hoạt động quản lý của cơ quan đồng thời đó cũng là kết quả, điều đó được thể hiện:
- Tất cả các hoạt động quản lý, chỉ đạo điều hành công việc hành chính hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản, có nghĩa là gắn liền với việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác lưu trữ nói chung.
Trong thời gian vừa qua công tác lưu trữ đã làm đúng nghiệp vụ nên soạn thảo báo cáo tổng kết công tác cuối năm, có thể xem xét báo cáo của những năm hoặc tháng trước về chỉ tiêu công tác đặt ra để đánh giá mức độ hoàn thành, các biện pháp áp dụng những thuận lợi và khó khăn gặp phải…từ đó đưa ra phương hướng công tác cho phù hợp
- Để đảm bảo tính lôgic trong quá trình khi xây dựng bản quy hoạch, kế hoạch nhất thiết phải nghiên cứu thực trạng vấn đề ở giai đoạn trước nhằm đúc rút kinh nghiệm và tìm ra nguyên nhân kế hoạch sát với thực tế hơn.
- Hàng năm Khu Di tích Phủ Chủ tịch đón tiếp một lượng khách rất lớn khoảng trên dưới 2 triệu lượt người (cả khách trong nước và khách ngoài nước). Vì vậy, phòng Tuyên truyền – Giáo dục cần ghi chép, thống kê và nộp lại cho bộ phận lưu trữ để lưu giữ bảng tổng hợp số liệu 6 tháng hay 1 năm thuận tiện cho việc sử dụng và khai thác tài liệu
2. Góp phần vào việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính:
Thực hiện tốt công tác lưu trữ, công văn giấy tờ là một trong những điều kiện để thực hiện cải cách thủ tục hành chính của cơ quan. Công việc được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ có được cẩn thận hay không.
Công tác công văn giấy tờ là sợi dây chuyền nối liền sự liên hệ giữa các bộ phận trong cơ quan, giữa cấp trên và cấp dưới hay nói rộng hơn là sự gắn kết giữa các cơ quan với nhau để ngoại giao.
Làm tốt công tác trên góp phần thúc đẩy mọi hoạt động của cơ quan, đơn vị, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ, giữ gìn bí mật cho Đảng - cơ quan-nhà nước.
3. Lữu trữ các công trình nghiên cứu khoa học:
Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng quý giá, phản ánh được toàn cảnh bức tranh quá trình nghiên cứu về cuộc đời, sự nghiệp của Chủ tịch Hồ Chí Minh, nó cũng phản ánh quá trình tồn tại và phát triển của cơ quan Khu Di tích Phủ Chủ tịch qua mỗi thời kỳ lịch sử. Tài liệu lưu trữ ở Khu Di tích cũng góp phần ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những giá trị về tấm gương đạo đức của Chủ tịch Hồ Chí Minh nhằm phát huy, kế thừa, nâng cao những giá trị tốt đẹp, những truyền thống văn hoá của dân tộc. Bởi Chủ tịch Hồ Chí Minh là tượng trưng cho nền văn hoá lâu đời của dân tộc Việt Nam.
Khi nghiên cứu một đề tài khoa học cấp cơ sở hoặc cấp Bộ theo quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước sau khi đã hoàn thành đề tài nghiên cứu 1 năm phải nộp lưu cho bộ phận lưu trữ chuyên môn, như vậy sẽ tránh được mất mát hay phân tán tài liệu.
* Kiến nghị:
- Nên hệ thống hoá để tổng hợp tài liệu của từng mảng như: Công tác nhân sự, chế độ chính sách, thống kê tiếp đón khách, các đề tài khoa học hay tổng hợp các hoạt động của cơ quan theo lịch công tác tuần. Những gì thuộc trách nhiệm của bộ phận nào thì bộ phận đấy lưu trữ trực tiếp nhưng nên chăng tổng hợp số liệu hàng năm để nộp lưu cho bộ phận lưu trữ theo dõi để khi người làm công tác đó về hưu hay thôi chức danh thì cán bộ lưu trữ còn theo dõi để yêu cầu nộp lưu.
Ví dụ: Hồ sơ nhân sự của cán bộ cơ quan do cán bộ tổ chức lưu, còn các đề tài, hội thảo khoa học và hồ sơ tài liệu, hiện vât thì do tư liệu thư viện lưu…
Cần ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn cụ thể với các lưu trữ hiện hành, cụ thể hoá thực hiện trong phạm vi thẩm quyền thu thập tài liệu đã phân cấp nộp lưu.
- Thực hiện các quy định của Nhà nước về chế độ nộp lưu, thủ tục giao nộp tài liệu.
- Tổ chức lao động khoa học, lập kế hoạch và thực hiện công tác nghiệp vụ cụ thể trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ cơ quan.
- Công tác bảo quản cũng hết sức quan trọng. Thực hiện công việc này là trách nhiệm không những của cán bộ lưu trữ mà còn là của Thủ trưởng đơn vị, toàn cơ quan vì vậy cần bố trí, xây dựng kho tàng bảo quản tài liệu theo đúng thông số kỹ thuật của ngành lưu trữ hướng dẫn. Đồng thời cần có sự cộng tác đắc lực của các Phòng chuyên môn.
- Trang bị đầy đủ và đúng các thiết bị, phương tiện bảo quản như độ ẩm, độ ánh sáng để hợp vệ sinh tài liệu.
- Thực hiện các biện pháp như chống côn trùng, nấm mốc, tu bổ phục chế tài liệu hư hỏng, thực hiện các chế độ phông hoặc khối tài liệu đặc biệt ở đây không những đối với tài liệu hành chính và còn cả đối với khối tài liệu chuyên môn.
- Đối với những tài liệu đặc biệt quý hiếm cần phải bảo hiểm tài liệu khi khai thác, sử dụng bằng cách copy ra bản sao để sử dụng khi cần thiết.