Một vài ý kiến về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý thư viện tại Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch

Trần Thu Hà

Phòng Sưu tầm, Kiểm kê, Tư liệu

 Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch (Khu Di tích) là một di tích lịch sử văn hóa đặc biệt của quốc gia, nơi gắn liền với những hoạt động, những cống hiến lớn lao của Chủ tịch Hồ Chí Minh đối với cách mạng Việt Nam trong 15 năm cuối cùng của cuộc đời Người. Nơi đây lưu giữ hàng nghìn tài liệu, hiện vật liên quan đến cuộc đời, sự nghiệp của Chủ tịch Hồ Chí Minh, phản ánh tư tưởng lỗi lạc, tri thức uyên bác, thiên tài lãnh đạo của Người đối với sự nghiệp cách mạng của nhân dân ta, và qua đó còn cho chúng ta thấy những phẩm chất đạo đức cao quý của vị lãnh tụ vĩ đại. Hàng năm, Khu Di tích đã đón hàng triệu lượt khách trong và ngoài nước tới thăm nơi ở và làm việc của Người.

Ngày nay, sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin và cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đã và đang tác động mạnh mẽ đến mọi mặt đời sống kinh tế - xã hội của thế giới, trong đó có Việt Nam. Đây chính là thời cơ và cũng là thách thức để Khu Di tích tuyên truyền rộng rãi hơn nữa những giá trị văn hóa - tư tưởng Hồ Chí Minh, tấm gương đạo đức Hồ Chí Minh và những di sản Người để lại tới mọi người dân Việt Nam cũng như đông đảo bạn bè quốc tế. Chính vì vậy, công tác thông tin - thư viện đã được Khu Di tích đẩy mạnh và chú trọng với nhiều hình thức khác nhau: xuất bản các ấn phẩm sách, báo, ảnh, bưu ảnh, thông tin tư liệu và Website Khu Di tích... Riêng với hoạt động thư viện, hàng năm, Khu Di tích đều trích một phần ngân sách để sưu tầm, bổ sung thêm sách báo liên quan đến cuộc đời và sự nghiệp của Chủ tịch Hồ Chí Minh.

Hiện nay, Thư viện của Khu Di tích lưu trữ hơn 2000 đầu sách bao gồm: sách nghiên cứu về tiểu sử, cuộc đời và sự nghiệp hoạt động cách mạng của Chủ tịch Hồ Chí Minh; sách nghiên cứu về tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh; sách sưu tầm, biên soạn những câu chuyện kể về Người; sách có nội dung về học tập, phát huy giá trị di sản Hồ Chí Minh ở các địa phương, các ngành, lĩnh vực gắn với cuộc đời, sự nghiệp và tư tưởng của Người; sách viết về những tấm gương điển hình, tiêu biểu trong học tập và làm theo tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh... Trong đó, có hơn 100 đầu sách của tập thể và cá nhân do Khu Di tích biên tập, xuất bản như: Đặc san thông tin tư liệu Khu Di tích, Kỷ yếu hội thảo khoa học, các đề tài nghiên cứu khoa học, sách sưu tầm, biên soạn những câu chuyện kể về Người.. .Đây là nguồn tư liệu quý không chỉ của Khu Di tích, của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch mà còn của \hà nước, quốc gia về Chủ tịch Hồ Chí Minh.

\ăm 2008, Khu Di tích đã xây dựng Trang tin điện tử (website Khu Di tích: ditichhochiminhphuchutich.gov.vn) với giao diện cập nhật hiện đại, hợp lý, hài hòa về bố cục và màu sắc, giữa hình ảnh và nội dung. Phần nội dung thông tin đăng tải tương đối đầy đủ về thân thế, cuộc đòi và sự nghiệp của Chủ tịch Hồ Chí Minh và các hoạt động thưòng xuyên của Khu Di tích. Để đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng nhiều của độc giả, sau một thòi gian hoạt động, website Khu Di tích đã mở thêm chuyên mục “Mở cửa thư viện” nhằm giới thiệu đến độc giả những cuốn sách hiện đang được lưu giữ tại thư viện Khu Di tích. Hiện nay, mỗi ngày có hàng trăm lượt bạn đọc truy cập thông tin, tính đến thòi điểm viết bài này (số liệu tính đến ngày 15/2/2023 đã có 16.554.795 lượt ngưòi truy cập vào website Khu Di tích). Kết quả này thể hiện rõ sự quan tâm của công chúng trong và ngoài nước đến Chủ tịch Hồ Chí Minh.

Các đầu sách hiện đang lưu giữ tại thư viện Khu Di tích có giá trị cả về lý luận và thực tiễn, giúp cán bộ, đảng viên và nhân dân, nhất là thế hệ trẻ hiểu sâu sắc hơn về vị lãnh tụ vĩ đại của dân tộc, góp phần làm cho tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh thực sự thấm sâu vào đòi sống xã hội, trở thành lối sống, nếp nghĩ, cách làm của từng ngưòi. Từ đó, nâng cao tinh thần yêu nước, ý chí tự cưòng dân tộc, khát vọng cống hiến, phát triển đất nước phồn vinh, hạnh phúc của cán bộ, đảng viên và nhân dân, góp phần thực hiện thắng lợi \ghị quyết Đại hội XIII của Đảng.

Tuy nhiên, hoạt động thư viện của Khu Di tích hiện nay vẫn còn nhiều hạn chế, cụ thể như:

Hoạt động của thư viện Khu Di tích vẫn mang tính truyền thống, chưa có phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu. Chính vì vậy, đối tượng phục vụ của thư viện hiện nay bó hẹp trong phạm vi nội bộ cơ quan và một số đơn vị hợp tác. Trong khi đó, nhu cầu tìm hiểu về Chủ tịch Hồ Chí Minh của công chúng nói chung là rất lớn.

Số lượng sách sưu tầm, xuất bản và các đề tài nghiên cứu khoa học của Khu Di tích ngày càng tăng. Theo thời gian, những đầu sách lâu năm ngày càng cũ khiến cho việc lưu giữ và bảo quản, phục vụ công tác tra cứu thông tin lâu dài gặp khó khăn.

Chính vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Thông tin - Thư viện tại Khu Di tích là yêu cầu cần thiết và phù hợp với nhu cầu trong tình hình hiện tại và phù hợp với chính sách phát triển công nghệ thông tin và truyền thông của Đảng và Nhà nước. Lợi ích của công nghệ thông tin để số hóa tài liệu, sách báo tại Khu Di tích là rất lớn, nhất là bảo quản lâu dài được các tài liệu quý hiếm dễ hư hại theo thời gian; ngoài ra, công nghệ thông tin còn có tác dụng chia sẻ tài liệu nhanh, gọn giữa các tổ chức, cơ quan, phục vụ nhu cầu người đọc ở bất cứ đâu, bất cứ thời gian nào, miễn là có mạng internet.

Để làm được điều này Khu Di tích cần phải xây dựng kế hoạch, chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động Thông tin - Thư viện sao cho phù hợp với hoạt động chuyên môn cũng như chức năng, nhiệm vụ của cơ quan. Đây là kế hoạch lâu dài và phải thực hiện thường xuyên. Theo chúng tôi, để ứng dụng được công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin - Thư viện tại Khu Di tích, cần phải:

Xây dựng cơ sở hạ tầng thông tin

Khu Di tích phải có cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin đủ mạnh bao gồm:

-              Máy vi tính (hệ thống máy chủ và máy trạm).

-              Hệ thống kết nối mạng: Bao gồm cả hệ thống cáp, hệ thống thiết bị, hệ thống truyền thông phục vụ cho mục đích kết nối mạng LAN, WAN và Internet.

-              Thiết bị an toàn thông tin: Gồm các thiết bị hỗ trợ nhằm đảm bảo an toàn hệ thống thông tin như các thiết bị sao lưu dữ liệu, các thiết bị lưu điện.

-              Thiết bị nhập liệu: Là các thiết bị phục vụ công tác nhập liệu, biên tập và chuyển đổi dữ liệu sang dạng số có thể quản lí bằng chương trình ứng dụng như: Máy đọc mã vạch, thiết bị quét ảnh, digital camera, máy quay video số,..

Xây dựng cơ sở dữ liệu chuẩn

Thực hiện số hóa các thông tin thư viện theo chuẩn mực. Ưu tiên số hóa những sách, tài liệu lâu năm hoặc tài liệu quý hiếm.

- Lập danh mục các tài liệu cần số hóa theo yêu cầu: chủ đề, từ khóa, chuyên đề...

-              Chuẩn bị các tài liệu theo danh mục đã lập.

-              Tiến hành scan tài liệu và nhập tài liệu vào phần mềm quản lý thư viện.

Lựa chọn phần mềm quản lý thư viện hiệu quả

Phần mềm quản lý thư viện là một thành phần rất quan trọng trong mọi hoạt động của thư viện. Chính vì thế việc lựa chọn được một phần mềm tốt, phù hợp với thư viện và phù hợp với xu thế phát triển của công nghệ sẽ là một quyết định vô cùng quan trọng mà các thư viện cần cân nhắc kỹ càng.

Để đảm bảo tính chính xác, dễ quản lý và thống kê, phần mềm thư viện nên chia thành nhiều cơ sở dữ liệu (CSDL) theo các loại hình tài liệu như: sách, báo, tạp chí, đề tài khoa học, luận án.

Việc tạo lập các biểu mẫu nhập tin tài liệu trong thư viện phải hoàn toàn tuân thủ những quy tắc nghiệp vụ của công tác thư viện như: theo phân loại sách, từ khóa, khổ, mẫu sách, năm xuất bản và tác giả.

Thông qua sử dụng các thiết bị hiện đại như máy tính, mạng internet, đặc biệt là hệ thống phần mềm quản lý thư viện và website, người đọc dễ dàng tiếp cận tới hệ thống thư mục, mục lục tài liệu của thư viện để từ đó nhanh chóng lựa chọn được những cuốn sách phù hợp với nhu cầu. Công đoạn tìm kiếm tài liệu được rút ngắn về thời gian và công sức, người đọc cũng tìm được tài liệu đúng với đề tài, tránh được việc lúng túng không tìm ra cuốn sách theo nhu cầu.

Đồng thời, phần mềm quản lí thư viện còn giúp cán bộ thư viện quản lý được tình hình mượn, đọc tài liệu và sử dụng tài liệu như: những ai đang mượn tài liệu; ngày mượn; tài liệu đang mượn; tài liệu mượn quá hạn; tần số sử dụng tài liệu; danh mục tài liệu mới. thay bằng ghi chép sổ sách truyền thống như hiện nay. Đồng thời, bạn đọc cũng có thể tra cứu thông tin sách trong thư viện Khu Di tích theo chủ đề, trường, tác giả, tên tác phẩm, hay năm sản xuất... từ đó thuận lợi cho người dùng tiếp cận được những đầu sách có trong thư viện và nội dung cần tìm kiếm.

Một phần của phần mềm quản lý thư viện có thể gắn trên Website của Khu Di tích, cho phép bạn đọc tra cứu thông tin tài liệu, sách báo theo chủ đề, nội dung tìm kiếm. Từ đó cung cấp cho bạn đọc và công chúng biết những thông tin cơ bản của tài liệu, sách báo mà họ muốn tiếp cận và mượn thư viện như: tên tài liệu, loại tài liệu, một số nội dung chính và mã số của tài liệu hiện vật. Điều này giúp cho bạn đọc và công chúng có thể dễ dàng tiếp cận nguồn tài liệu, thông tin của thư viện Khu Di tích theo hướng chủ động, tích cực.

Hiện nay thư viện cũng như các nguồn tài liệu điện tử nhận được sự quan tâm đặc biệt của các tổ chức và cá nhân hoạt động trong và ngoài ngành thông tin - thư viện. Các trung tâm thông tin - thư viện hiện nay không chỉ là nơi thu thập, quản lí và cho mượn các tài liệu truyền thống nữa mà còn là nơi phát triển các nguồn tài liệu điện tử, xây dựng cho mình một kho tài nguyên số phục vụ nghiên cứu, giáo dục, văn hóa, xã hội. Nhất là đối với thư viện tại Khu Di tích, điều này càng cần thiết hơn, để nhân dân và bạn bè thế giới hiểu sâu sắc hơn về vị lãnh tụ vĩ đại của dân tộc, góp phần làm cho tư tưởng, đạo đức, phong cách Hồ Chí Minh thực sự thấm sâu vào đời sống xã hội, trở thành lối sống, nếp nghĩ, cách làm của từng cán bộ, đảng viên và người dân.