KHÁI QUÁT LỊCH SỬ ĐƠN VỊ HÌNH THÀNH PHÔNG VÀ LỊCH SỬ PHÔNG KHU DI TÍCH CHỦ TỊCH HỒ CHÍ MINH TẠI PHỦ CHỦ TỊCH
26 Tháng 08 Năm 2011 / 8435 lượt xem
Phạm Thị Nga
Phòng Hành chính Tổng hợp
I. Khái quát lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch:
Năm 1954, khi cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp của nhân dân ta thắng lợi, Trung ương Đảng, Chính phủ và Chủ tịch Hồ Chí Minh trở về Hà Nội. Từ đó, ngôi nhà Phủ toàn quyền Đông dương (trước được gọi Phủ Chủ tịch) trở thành nơi ở và làm việc của Chủ tịch Hồ Chí Minh. Nơi đây đã chứng kiến biết bao hoạt động sôi nổi của Người trong quá trình lãnh đạo Đảng và Nhà nước, nhân dân ta trong kháng chiến chống Mỹ. Đây cũng là nơi Người trút hơi thở cuối cùng vào 9h47 phút ngày 02/9/1969.
Với giá trị lịch sử văn hoá to lớn, nơi ở và làm việc của Chủ tịch Hồ Chí Minh đã trở thành di sản quý báu của cuốc gia, được bảo tồn nguyên vẹn như sinh thời Người.
Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch được thay đổi các tên gọi như sau:
Ngày 02-9-1969 Chủ tịch Hồ Chí Minh qua đời toàn bộ khu vực nơi ở và làm việc của Người trở thành Khu Di tích lịch sử và có tên gọi là Viện Bảo tàng Hồ Chí Minh gồm hai cơ quan là Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch và Bảo tàng Hồ Chí Minh hiện nay.
Đến ngày 06/11/1992 theo Quyết định số 1575/TC-QĐ ngày 06/11/ 1992 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin, cơ quan Khu Di tích lịch sử của Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch (gọi tắt là Khu Di tích Phủ Chủ tịch) được tách riêng khỏi Viện Bảo tàng Hồ Chí Minh và cho đến ngày 16/7/2003 được Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin đổi tên thành Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch theo Quyết định số 31/2003/QĐ-BVHTT ngày 16/7/2003 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin.
* Vị trí và chức năng:
Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch là đơn vị sự nghiệp Văn hoá - Thông tin có thu, Trực thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin, có chức năng bảo quản và phát huy giá trị các di tích- tài liệu, hiện vật về cuộc đời, sự nghiệp, tư tưởng đạo đức cách mạng của Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ chủ tịch thời kỳ từ năm 1954 đến tháng 9 năm 1969.
Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và ngân hàng.
II. Vài nét khái quát về lịch sử phông tài liệu Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch từ năm 1992- tháng 12/2008
1. Tình hình tài liệu đưa ra chỉnh lý:
Tổng số tài liệu đưa ra chỉnh lý 52 m giá đo theo mét dài của tài liệu.
Trải qua quá trình tách nhập tài liệu của Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch đã bị phân tán rất nhiều. Việc chuyển giao tài liệu giữa các thời kỳ chưa được quan tâm đúng mức nên tài liệu lưu trữ bị mất mát, hư hỏng nhiều. Khối tài liệu được lưu giữ lại không tương xứng với quá trình hoạt động của đơn vị.
Đặc điểm tài liệu:Tài liệu từ năm 1992-2000 được đánh máy trên giấy poluya màu nhạt và một số được in rôniô trên giấy nứa màu nâu. Do ảnh hưởng nhiệt độ và độ ẩm nên giấy bị ẩm mốc, chữ phai mờ rất khó đọc và một số tài liệu bị nhàu nát, rách, một số ít tài liệu bị sâu đục lỗ ăn mất chữ không đọc được nội dung
Tài liệu từ năm 2000-2006 chưa được phân loại, sắp xếp nên còn lộn xộn nhưng giấy tốt, chữ rõ hơn, thể thức văn bản rõ ràng và đã cho vào cặp 3 dây theo từng năm giải quyết công việc.
Tuy vậy, toàn bộ tài liệu được lưu giữ lại tại Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch đã phản ánh được quá trình hoạt động của cơ quan từ năm 1992 đến nay và phục vụ đắc lực cho nhiệm vụ chính trị của cơ quan.
2. Kết quả sau khi chỉnh lý:
Vận dụng phương pháp phân loại và hệ thống hoá theo “Mặt hoạt động-Thời gian”, đã lập được 140 đơn vị bảo quản, trong đó có 60 đơn vị bảo quản vĩnh viễn, 75 đơn vị bảo quản lâu dài và 5 đơn vị bảo quản tạm thời hiện nay gồm có 24 m giá tài liệu các loại đã được chỉnh lý và đưa vào sử dụng. Đồng thời loại ra khỏi phông những giấy nháp, bản thảo không có chữ ký, không có con dấu, tài liệu thừa trùng lặp, hết giá trị bảo quản hoặc tài liệu không liên quan đến chức năng nhiệm vụ của cơ quan (như giấy mời họp …) tổng số hiện tại 50 gói.
III. Kết thúc và cách sử dụng bản mục lục:
Cấu tạo các phần mục lục đã ghi ở phần mục lục. Tài liệu được hệ thống trong mục lục theo phương án phân loại và hệ thống hoá theo các khối: Tổng hợp, Thi đua, Tổ chức cán bộ, Kinh tế-Tài chính, Xây dựng cơ bản, bản đồ bản vẽ, đề tài nghiên cứu khoa học…Tập văn thư lưu trữ, tài liệu Công đoàn, Tài liệu Đảng, Đoàn Thanh niên. Trong từng khối hệ thống trong từng năm, trong từng năm hệ thống trong từng vấn đề sự việc từ vấn đề chung đến vấn đề riêng.
Ví dụ:
* Tài liệu vĩnh viễn:
- Tập lưu VB đi của cơ quan Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch từ các năm.
- Kế hoạch, báo cáo của Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch của từng năm.
- Kế hoạch tu bổ di tích của năm 1992.
- Kế hoạch phát triển vườn cây ao cá của năm 2006./.
* Tài liệu lâu dài:
- Tập văn bản chỉ đạo của Bộ Văn hoá - Thông tin năm 1992 của từng năm.
- Tập văn bản chỉ đạo của Chính phủ và VP Chủ tịch nước của từng năm.
- Tập văn bản đến về công tác Đảng của Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch của từng năm.
- Tập văn bản chỉ đạo về công tác Đảng của khối cơ quan Trung ương của từng năm.
- Tập công báo chính phủ của từ năm 2004 đến nay.
* Tài liệu xây dựng cơ bản gồm các giai đoạn 1,2,3:
- Hồ sơ bản vẽ thiết kế cơ sở.
- Hồ sơ dự toán công trình: “Cải tạo và nâng cấp hệ thống thoát nước tổng thể và xây mới các nhà vệ sinh công cộng”.
- Bảng dự toán khối lượng phát sinh công trình: “Cải tạo và nâng cấp hệ thống thoát nước tổng thể và xây mới khu vệ sinh công cộng”.
- Biên bản nghiệm thu công trình “Cải tạo và nâng cấp hệ thống thoát nước tổng thể và xây mới khu vệ sinh công cộng”.
- Hồ sơ ép cọc khu vệ sinh số 1, 2; Hồ sơ ép cọc khu vệ sinh nội bộ. Gói thầu số 2. Dự án: Thành phần cải tạo và nâng cấp hệ thống thoát nước tổng thể và xây mới các khu vệ sinh công cộng thuộc dự án bảo tồn và tu bổ di tích.
- Hồ sơ thiết kế kỹ thuật dự toán và tổng dự toán các công trình kiến trúc và chống mối. Do Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch lập.
- Báo cáo đánh giá hồ sơ dự thầu gói thầu số 01: “Tu bổ bảo quản các công trình: Nhà 67, Nhà HĐ Y khoa, Nhà Thủ tướng và Nhà làm việc CQ Khu Di tích” và gói thầu số 2 gồm: “Nhà họp Bộ Chính trị, Nhà bếp A, Nhà làm việc 2 tầng dự án thành phần: “Tu bổ bảo quản các công trình kiến trúc và chống mối” do cơ quan Khu di tích lập
- Lập hồ sơ thiết kế kỹ thuật, dự toán và tổng dự toán công trình tu bổ, bảo quản các công trình kiến trúc.
- Hồ sơ yêu cầu chào hàng cạnh tranh của Khu Di tích Chủ tịch Hồ Chí Minh tại Phủ Chủ tịch gói thầu: “Mua sắm và lắp đặt thiết bị kiểm tra an ninh tại cổng ra vào cơ quan và cổng xanh”./.